Azok a cégek, amelyek írásos tervvel rendelkeznek, 30%-kal gyorsabban növekednek versenytársaiknál. Mi a különbség a sikeres és a sikertelen tervezés között? Hogyan juthatunk el az álmoktól a valódi megvalósításig?
Az eltelt üzleti évre való visszatekintés hasznos vezetői szokás: segít rögzíteni az egyébként elillanó apró sikereket, az adott pillanatban jelentéktelennek tűnő, ám a cég, a munkatársak vagy az üzletmenet szempontjából fontos eseményeket. Amikor az éves vezetői visszatekintéssel elkészültünk, fáradtságot és elégedettséget érzünk, de ebben a lelki állapotban megjelenik valami furcsa üresség is. Nem a hiány mardosó üressége, hanem a jól elvégzett munka utáni üresség érzése. A termékeny üresség tudatos megélése, a nyugalom állapotában rejlő gazdagság felfedezése fontos erőforrása minden vezetőnek. Ebből az ürességből születnek meg majd az új ötletek, álmok, vágyak és tervek.
Visszatekintési gyakorlat vezetőknek és cégtulajdonosoknak hat lépésben
1. Elhatározás és időkeretek
A legfontosabb dolog az elhatározás, a továbblépéshez szükséges időt, figyelmet és energiát fordítani a visszatekintésre és elemzésre. Érdemes nyugodt, zavartalan időt allokálni erre a feladatra. Fontos, hogy közben egyéb vezetői témák és napi aktualitások ne zavarjanak.
2. Események rögzítése
A naptárt végiglapozva jegyezzünk fel minden fontos eseményt, melyet vezetőként megéltünk, átéltünk, alakítottunk. Nagyobb üzleti sikerek, döntések, megbeszélések, változások kerüljenek erre a listára.
3. Mintázatok felismerése
Amikor a lista elkészült, érdemes egy lépést hátrébb lépni és rálátni az egészre. Mi a közös a listába gyűjtött eseményekben? Milyen vezérfonal húzódik végig az eltelt esztendőn? Mi volt az év központi témája? A mintázat felismerése segít megérteni, hogy milyen úton jártunk. Ez a rálátás nem csupán értékelést ad, hanem tanulási lehetőséget is: mi működött jól? Mi okozott nehézséget? Milyen stratégiák váltak be? Hol kellene másképp csinálni a dolgokat?
4. Többszempontú elemzés
Érdemes több szempont szerint is csoportosítani a múlt év jelentős eseményeit, hogy teljes képet kapjunk az eltelt időszakról.
5. Szociális kapcsolatok értékelése
Mi történt a csapatunkban az elmúlt évben? A csapat dinamikája, a belső kapcsolatok minősége gyakran meghatározóbbak a sikerben, mint a stratégia vagy a pénzügyi erőforrások. Miként alakultak a kapcsolatok az év során – erősödtek, mélyültek, vagy éppen feszültségek keletkeztek? A hála és az elismerés kifejezése nemcsak emberileg fontos, hanem a csapatkohézió és motiváció szempontjából is kulcsfontosságú.
6. Esszenciális kérdések
Ez csupán hat mondat befejezése, mely akár az évértékelő beszéd gerincét is adhatja. Ezek a mondatok segítenek összegezni az év lényegét, és egyben kiváló kiindulópontot adnak a csapattal való kommunikációhoz is. Érdemes őszintén, reflexívan válaszolni rájuk, mert ezek a válaszok mutatják meg, mit tartunk igazán fontosnak, és miben láttuk a legnagyobb értéket az elmúlt évben. A hat mondat:
A legbölcsebb döntés, amit meghoztam a vállalat számára, az, hogy…
A legnagyobb lecke, amit megtanultam…
A legnagyobb kockázat, amit vállaltam…
A legnagyobb meglepetés az eltelt évben…
A legfontosabb dolog, amit másokért tettem…
A legnagyobb dolog, amit befejeztem vezetőként…
A tervezés felépítése
A tervezés tudatos emberi cselekvés, amelynek során felépítjük tudatunkban a jövőben bekövetkező cselekvések előképét, és keressük a lehetséges legjobb lépéseket. A tervezés azon alternatívák végiggondolása, amelyek révén megvalósítható a megfogalmazott jövőkép.
Minden tervezés álmodozással kezdődik. Az álmodozás nagyon áldásos dolog, mert életre kelti a kreativitást, szárnyalni engedi a gondolatokat korlátozó tényezők nélkül.
A tervezés hat lépése dióhéjban
1. Célkitűzés: A tulajdonosi és gazdasági célok pontos megfogalmazása, az álmok, elvárások racionalizálása.
2. Helyzetelemzés: A saját működési eredmények elemzése mellett figyelembe kell venni a piaci és gazdasági környezetet, a versenyhelyzetet, a rendelkezésre álló forrásokat és a pénzügyi helyzetet is.
3. Cselekvési terv: A stratégiai terv taktikai tervvé alakítása. A cselekvési terv arra ad válaszokat, hogy miként érhetők el a tulajdonosi célkitűzések.
4. Prognózis: A taktikai tervek következtében kialakult helyzet prognózisa, a várt eredmények megfogalmazása.
5. Értékelés: A cselekvési tervek, alternatívák összevetése, értékelése szakértői szinten.
6. Döntés: A döntéshozók figyelembe veszik a terv következtében létrejövő lehetséges hatásokat is, s döntésüket az elvárt cél, hatás figyelembevételével teszik meg.
A stratégiai pillérek
A nagy célokat érdemes kisebb lépcsőfokokra, részcélokra bontani négy stratégiai pillér mentén:
1. Pénzügyi célok: Bevétel, profit, cash flow célok meghatározása.
2. Ügyfél-fókusz: Új szegmensek, megtartás, elégedettség növelése.
3. Belső folyamatok: Hatékonyság, digitalizáció, automatizálás fejlesztése.
4. Tanulás és fejlődés: Kompetenciák, csapat, innováció erősítése.
A megvalósítás pszichológiája
A megfontoltság, a türelem és a kitartás olyan erények, melyek nem csak az egyéni célok elérését, hanem a vállalati, szervezeti célok megvalósulását is biztosítják.
Megfontoltság: az átgondolt, azaz reális és transzparens, rendszerbe foglalt terv szerinti haladás alapvető elvárás és tulajdonság, mely segít az esetleges kudarcokon túljutni. A rohanás, kapkodás és véletlenszerű, átgondolatlan cselekvés és a túlzott óvatosság, félénkség közötti arany középút a megfontoltság.
Türelem: elsősorban a kudarcok feldolgozásához szükséges és a menedzsment számára elengedhetetlen. A beavatkozás, direktív, autoriter vezetés helyett a támogatás és a türelem a legnagyobb erény. Egy vezető számára minden valószínűség szerint a türelemben a sikerre és eredményre való várakozás a legnehezebb anélkül, hogy negatív érzései születnének.
Kitartás: A vállalati hétköznapokban nagyon operatív szinten van jelen. A tervben szereplő célkitűzés és a rész-célok megvalósulása általában projektek keretében történik. A projektek követése biztosítja a következetes és kitartó munkát.
Veszélyek és buktatók
A legjobb tervek is elbukhatnak, ha nem vagyunk tisztában a megvalósítás során felmerülő tipikus veszélyekkel. Az alábbiakban azokat a buktatókat gyűjtöttem össze, amelyek leggyakrabban akadályozzák meg a célok elérését, és amelyekre érdemes előre felkészülni.
Túl nagy, szigorú vagy távoli célok: Amikor a terv túl nagy, túl szigorú, vagy túl távoli, könnyedén demotiválóvá válhat, hiszen a terv elérése irreálisnak tűnik. Ez esetben a járható út a célhoz vezető út feldarabolása, azaz kis, egymást közeli időszakaszokban követő rész-célokra történő felosztása.
Halogatás: A halogatás helyett a gyors elemzés és célhoz illesztés lehet a jó megoldás. Érdemes úgy tervezni, hogy dedikált, azaz erre szánt idő álljon rendelkezésre az álmok elemzésére, az ötletek feldolgozására és a célokhoz való illesztésre.
Demotiváció elkerülése: A célhoz vezető úton mérhetővé kell tenni a haladást, és a sikerélmények támogatóan, motiválóan kell, hogy hassanak. Fontos, hogy szervezeti szinten mindig a soron következő részfeladatra összpontosítsunk, mert ez van elérhető távolságra. Emellett a rész-sikerek elismerése, ünneplése és a haladás mérése hozzájárul a motiváció növeléséhez.
A következő, 2026-os év lehetőséget kínál arra, hogy tudatosan alakítsuk a jövőnket. Az álmainkat célokká formáljuk, a célokat tervekké konkretizáljuk, a terveket pedig lépésről lépésre megvalósítsuk. Ahogy Marilyn Ferguson mondta: „Ha továbbra is azt hisszük, amit mindig is hittünk, akkor továbbra is azt tesszük, amit mindig is tettünk. Ha pedig továbbra is azt tesszük, amit mindig is tettünk, akkor továbbra is azt kapjuk, amit mindig is kaptunk.”
A változás most kezdődik. Az első lépés a visszatekintés. A második a tervezés. A harmadik a cselekvés. És minden lépés közelebb visz az álmaink megvalósításához.