Könyvelőváltás esetén gyakori kérdés, hogy ki jogosult és köteles a korábbi üzleti év beszámolójának benyújtására, illetve miként kezelendők a később beérkező bizonylatok. A munkaviszony megszűnésével a régi könyvelő kötelezettségei lezárulnak, de a beszámoló közzététele továbbra is a társaság felelőssége. A jogszabály nem nevesíti a benyújtás konkrét személyét, így annak teljesítése a felek megállapodásán alapul.
Egy gazdasági társaságnál 2026. január 31-ével új szakember vette át a könyvviteli feladatokat. Elődje lezárta az előző évet, elkészítette a beszámolót. Mi történjék a később érkező bizonylatokkal? Ki adja be a beszámolót közzétételre és letétbe helyezésre? A korábbi könyvelő munkaviszonya 2026. január 31-ével megszűnt. A 2025. évet az addig rendelkezésre álló bizonylatok alapján könyveli, és ezzel feltehetőleg minden 2025. évet érintő tétel rögzítése megtörtént. Viszont a beszámoló elfogadására csak később, a várhatóan 2026. április 30-án megtartandó taggyűlésen kerül majd sor.
2026. február 1-jétől (azaz első ízben a 2026. január havi bizonylatokat érintően) már nem a vállalkozással munkaviszonyban álló könyvelő, hanem külső szakember (egyéni vállalkozó) fogja végezni a cég könyvelését. Az érintett kikötötte, hogy a 2025. évvel nem akar foglalkozni, csak a 2026. évre vonatkozó könyvelést tekinti feladatkörébe tartozónak.
A társaság tulajdonosai fentiekkel kapcsolatban, az alábbi kérdésekre szeretnének válaszokat kapni:
- Ha 2026. január 31-e után érkeznek 2025. évre szóló számlák, akkor azt még lekönyvelheti-e a régi könyvelő, akinek 2026. január 31-ével megszűnik a munkaviszonya és már nem áll kapcsolatban a céggel?
- A 2025. évi mérleget még a régi könyvelő készíti el 2026. január 31-ével. Ezt kinek kell a beszámoló elfogadása után, 2026 májusában beküldenie letétbe helyezésre: a régi könyvelőnek vagy az új könyvelőnek? Ha a régi könyvelő teszi ezt meg, az nem minősül fekete foglalkoztatásnak?
Tekintettel arra, hogy a régi könyvelő munkaviszonya 2026. január 31-ével megszűnt a cégnél, ettől a dátumtól kezdve a régi könyvelő nem kötelezhető semmilyen munkatevékenység végzésére, hiszen a felek között a jogviszony megszűnt.
Az új könyvelő kötelessége akkor lehet a 2025. évi beszámoló benyújtása, ha a társaság erről megegyezik vele. Ugyanis a számviteli törvény (sem más jogszabály) nem határozza meg azt, hogy jelen esetben ki köteles a beszámoló benyújtására. Ez tehát a felek közötti megállapodás kérdése. Az azonban biztos, hogy a társaság, illetve annak ügyvezetője köteles gondoskodni a beszámoló összeállításáról és közzétételéről. Ennek során a beszámolót fő szabály szerint csakis olyan személy állíthatja össze, aki rendelkezik legalább mérlegképes könyvelői végzettséggel.
Ha a beszámolókészítés napja 2026. január 31-e, akkor ez az a dátum, ameddig a 2025. évvel kapcsolatos gazdasági események hatásait figyelembe veszik. Ha egy bizonylat ennél később kerül a gazdálkodó birtokába, akkor annak hatásait már csak a 2026. üzleti évben mutathatja ki, akár feltárt hiba, illetve hibajavítás módszerével is.
Az előzőeket összefoglalva, ha a beszámoló elkészült, akkor azt közzé kell tenni, és ez az ügyvezető felelőssége. Ugyanakkor ezt nem feltétlenül kell személyesen teljesítenie. A szükséges számviteli ismeretek, végzettség hiányában, megállapodás alapján felkérhet más személyt a közzététel „kivitelezésére”.
