Ha azt halljuk, hogy valaki a bizonylati fegyelemről beszél, elvileg az is tudja, miről van szó, aki soha nem tanult számvitelt. Az, hogy csak elvileg van így, gyakran az adóellenőrzéskor derül ki…
Ha bizonylati fegyelemről beszélünk, meg kell említenünk a bizonylat minőségét, ami jelen esetben egyrészt azt jelenti, hogy mennyiben felel meg a vonatkozó tartalmi követelményeknek, másrészt bizonyító erejét, hitelt érdemlő dokumentum mivoltát érinti.
Utóbbi kapcsán – és jelen kertetek között ezzel foglalkozunk – annak is szerepe van, hogy a bizonylatot kibocsátó mennyire tekinthető megbízhatónak, hitelt érdemlőnek.
Fentiekből következően a bizonylatot kibocsátó üzleti partnernek is körmére kell nézni: egyrészt ez egyébként is jól felfogott érdeke a cégnek, másrészt ezt várja el a jogszabályi környezet, jelesül az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) is, a 168/A. §-ban.
Sok vállalkozó csak egy adóhatósági ellenőrzés során szembesül az üzleti partnerek ellenőrzésének és az ehhez kapcsolódó iratoknak a fontosságával, amikor be kell mutatnia a cég szerződéskötési gyakorlatát és bizonyos, az adóhatóság által kijelölt partnereknél azok ellenőrzésére vonatkozó dokumentációt is.
Azt, hogy ezt a lécet nem mindig sikerül átugrania a cégeknek, hatásosan szemléletei az, hogy az adóellenőrzés gyakorta azért ér véget megállapítást tartalmazó jegyzőkönyvvel – azaz adóhiány feltárásával és annak szankciói kiszabásával –, mert az adóhatóság bizonyos objektív körülményekre és elvárható körültekintés hiányára hivatkozva, elvitatja a befogadott számlában szereplő általános forgalmi adó levonásának jogát, még adóbírságot is kiszab, holott a megkérdőjelezett számlával igazolt teljesítés ténylegesen megtörtént.
Ennek hátterében számos esetben az áll, hogy az adózó figyelmen kívül hagyja az Áfa tv. azon elvárását, hogy egy olyan előzetes üzleti ellenőrzési eljárást kell a cégnek lefolytatnia, amely a számla tartalmának hitelességét, tehát a tényleges teljesítés számla adattartalmával való összhangját biztosítja és igazolja.
Az adózónak is érdeke, hogy jobban megnézze a leendő partnere teljesítőképességét, az ahhoz szükséges személyi, tárgyi feltételek meglétét, ezzel is minimalizálva a jövőbeli adókockázatokat. Gyakran maguk a megrendelők, megbízók is sejtik, hogy aggályos lehet a partner működésének háttere.
Nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy az üzleti partner által kiállított számla csak abban az esetben jogosít adólevonásra, ha az adóköteles – vagyis az adólevonásra jogosító – gazdasági tevékenységgel összefüggésben merült fel, és tartalmilag is hiteles, vagyis minden adata valós és helytálló.
A tartalmi hitelesség kérdésében az adóhatóság elsősorban azt vizsgálja, hogy
- a számlát valós adóalany állította-e ki,
- a számlán szereplő gazdasági esemény megvalósult-e, és
- ha megvalósult, akkor a számlán megjelölt adóalany felek között ment-e végbe, továbbá, hogy
- a számla helytállóan tartalmaz-e minden, az Áfa tv. által előírt kötelező adattartalom körébe tartozó adatot, illetve, hogy
- a gazdasági esemény megvalósulása során, azzal összefüggésben történt-e adókijátszás.
Mindezeket a vállalkozó maga is górcső alá veheti, célszerűen nem megvárva, míg az adóhatóság végzi el ezt a munkát: erre szolgál az üzleti partnerek előzetes ellenőrzésére irányuló eljárás, amihez minden vállalkozónak érdemes kidolgoznia a szerződéskötési folyamatát – belső szabályzatként –, és abba beépíteni a leendő partner „átvilágításának” módját, lépéseit.
Persze ahhoz, hogy valamit szabályozni tudjunk, tisztában kell lennünk azzal is, miről van szó, milyen elvárásoknak kell megfelelnünk ezzel kapcsolatban!
Ennek támogatására az adóhatóság több ízben tett közzé honlapján tájékoztatókat.
Az adóhatóság értelmezésében az üzleti ellenőrzési eljárás alatt olyan eljárás értendő, melyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével, illetve kötelezettségével való összevetése érdekében alkalmaz.
Az üzleti ellenőrzési eljárás fontos jellemzője, hogy a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik, nem pedig független, önálló dokumentumként kezelik.
Az adóalany az általa választott, kidolgozott üzleti ellenőrzési eljárás során a saját érdekében számlakibocsátóként és számlabefogadóként is elsődlegesen azt ellenőrzi, hogy:
- a számla lényegében megfelelő-e, vagyis, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e,
- továbbá számlabefogadóként vizsgálja, hogy
= a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye van-e,
= a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e, és hasonlókat annak biztosítására, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, melyek kiegyenlítésére kötelezett.
E szempontok vizsgálata egyébként az adóhatóságtól és az áfa levonásától függetlenül is gazdasági érdeke a cégnek.
Az üzleti ellenőrzési eljárást a gazdasági tevékenység sajátosságaihoz igazodóan az adóalany maga alakítja ki, módszerét maga választja meg, azonban annak alapvetően végig kell kísérnie az egész ügyletet, a számlakibocsátóval való kapcsolatfelvételtől, a megrendeléstől, a teljesítésen át a pénzügyi rendezésig.
Ha pedig az üzleti ellenőrzési eljárás elmarad, és a partnerről kiderül, hogy jogellenes eszközökkel is igyekszik fizetendő adóját csökkenteni, akkor az adóhatóság a számlát befogadó adózónál is adóhiányt állapít meg az általános forgalmi adóban vagy rosszabb esetben, a társasági adónemben is, hivatkozva arra, hogy a cég nem az elvárható körültekintéssel járt el az ügyben.
Hogyan kell az ellenőrzést végeznie a cégnek, mi a teendője?
Első lépésként, ha nagyobb értékű gazdasági eseményről van szó, javasolt írásbeli szerződést kötni az üzleti partnerrel, az alábbiakat is figyelembe véve:
- a partner részéről mindig az ügyvezető, vagy meghatalmazás alapján a szerződéskötésre feljogosított munkavállaló ügyleti képviselő írja alá a szerződést,
- a szerződés térjen ki a kapcsolattartás módjára,
- a kijelölt kapcsolattartók nevesítve kerüljenek bele a szerződésbe.
Elvárható ugyanis – és ehhez az adóhatóság következetesen ragaszkodik az ellenőrzési gyakorlatában –, hogy a szerződő tudja azt, hogyan ellenőrizte a képviselő eljárási jogosultságát, és azt is, hogy a számlakibocsátót képviselő természetes személy milyen jogcímen, milyen jogviszony alapján, és milyen okiratok birtokában jár el.
Az erre vonatkozó kérdéseket a revizorok mindig felteszik az ellenőrzött adózónak!
Azaz, a partnerek részéről a szerződéskötéskor eljáró személyek eljárási jogosultságának vizsgálata kiemelt fontossággal bír egy esetleges adóellenőrzés során. Ehhez kapcsolódóan még a leendő partner névjegykártyája is az üzleti ellenőrzési eljárás dokumentumainak része, ahogyan az is lényeges, hogy rendelkezik-e honlappal vagy sem. Ennek elérhetősége is része az eljárás dokumentumainak.
Ami az elvárható gondosságot illeti…
A NAV véleménye szerint az adózóktól észszerűen elvárható intézkedések körébe tartozik:
- a számlakibocsátó székhelyének, telephelyének ellenőrzése,
- referencia és árajánlat bekérése,
- nullás igazolás kérése,
- eredménykimutatás és mérleg megtekintése, továbbá
- a partner bejelentett munkavállalóinak számára irányuló ellenőrzés lefolytatása.
Jó, ha tudják a vállalkozók, hogy az új piaci szereplők esetében alaposabb ellenőrzést vár el az adóhatóság, mint egy évtizedek óta már a piacon tevékenykedő partner kapcsán.
Mindezeken túl, annak is fontos szerepe van, hogy az üzleti partner mely ágazatban működik: egyes területeken az adott tevékenység jellege alapján kell komplexebb ellenőrzést lefolytatnia a vevőnek, megrendelőnek.
E „veszélyes” körbe tartoznak többek között az építőipari, az őrző-védő tevékenységet folytatók, valamint az elektronikai termékek kereskedelmével foglalkozó vállalkozások.
A szerződéskötéskor elvárt, hogy a társaság ellenőrizze a partnereket az e-cégjegyzékben, illetve az elérhető nyilvános adatbázisokban. Ehhez kapcsolódóan célszerű azt is átgondolnia a vállalkozónak, hogy a jövőben lesz-e olyan esemény – így különösen jelentős összegű áfa levonása, esetleg visszaigénylése –, amelyhez bizonyítani kell az üzleti ellenőrzési eljárás végrehajtását.
