A KPI (Key Performance Indicator, Kiemelt, vagy Kulcs Teljesítmény Mutató) egy olyan előre meghatározott mutatószám, amelynek használatával hatékonyan nyomon tudod követni, és mérni egy vállalkozásodban kitűzött cél elérését.
A KPI-k olyan mutatók, amelyek segítenek számodra betekintést nyújtani a vállalkozásod alapvető pénzügyi és működési mutatóiba, amelyeket jól értelmezve hatékonyabbá, eredményesebbé tudod tenni céged működését. A KPI-k bármilyen, számodra fontos adaton, adatokon alapulhatnak. Egyes KPI-k abszolút értékek, míg vannak olyanok is, amelyek két, vagy több mutató arányán alapulnak, fontos összefüggéseket tárva fel ezzel. Ilyen lehet például a bevétel és a nyereség aránya, vagy a forgóeszközök és kötelezettségek aránya.
Nagyon fontos, hogy hosszabb távon a különböző KPI-k adatai mögött álló folyamatok értelmezése általában csak egy korábbi időszakkal összevetve lehetséges.
Például elképzelhető, hogy az árukészletre fennálló kötelezettségek értéke magasabb, mint egy évvel ezelőtt. Önmagában ez az adat csak azt jelzi, hogy nőtt a vállalkozás eladósodottsága. Ha viszont az egy évvel ezelőttihez képest nőtt a bruttó profit ill. a bruttó profithányad is, az azt jelzi, hogy nőtt az értékesítés volumene és a vállalkozás jövedelmezősége is. Vagyis ebben az esetben a megnövekedett eladósodottságot jelző KPI nem problémát jelez.
A KPI-knél az időbeli összemérések mellett fontos az iparágban elfogadott, vagy éppen jónak számító értékek ismerete, hogy vállalkozásod teljesítményét kontextusba tudd helyezni a konkurenciához képest. Ezért a bevezetést követően érdemes megismerni az adott tevékenységre, iparágra jellemző, ún. benchmark-adatokat. A benchmark egy olyan referencia-értéket, viszonyítási alapot jelent, amelynek ismeretében össze tudod magad mérni versenytársaiddal. Ilyen lehet például a selejt-arány: van olyan iparág, ahol a 2-3% az elfogadott érték, van, ahol a 10% sem feltétlen sok. Ilyen mutató lehet például az árbevétel arányos nyereség: van, ahol 4-5% nyereség jónak számít, van, amit 20-25% nyereségelőrejelzés mellett elkezdeni sem érdemes.
Mire jók a KPI-k és mi a fő rendeltetésük?
A KPI, mint indikátor lehetővé teszi számodra, hogy objektíven tudd értékelni a vállalkozásodban egy adott terület, egy adott funkció teljesítményét, annak fejlődését, vagy éppen visszaesését, romlását. Ezért jól megválasztott KPI-k használatával adatokra támaszkodó, eredményesebb, több profitot hozó üzleti döntéseket tudsz hozni, mint nélkülük.
A KPI-k alkalmasak többek között az alábbi mérések elvégzésére:
- Kitűzött célok mérésére: segítenek a cégeknek megérteni és mérni, hogy a vállalkozás mennyire közelít az előzetesen kitűzött célokhoz. Ezáltal a KPI-k átláthatóvá teszik, hogy a vállalat hol áll a célok eléréséhez vezető úton.
- Teljesítmény értékelésére: a KPI-k lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy értékeljék teljesítményüket különböző területeken, legyen az értékesítés, pénzügy, ügyfélszolgálat vagy termelés. Ez segít azonosítani a hatékonysági és teljesítménybeli javítási lehetőségeket. Ezek javítása pedig hozzájárulhat a bevétel növekedéshez, és/vagy a költségek csökkenéséhez, javítva ezzel a vállalkozás profittermelő képességét.
- Átláthatóság és irányítás: a KPI-k átláthatóságot teremtenek a vállalatok számára azáltal, hogy megmutatják a vállalat teljesítményét különböző területeken. Ez segíthet a menedzsmentnek, és az egyes terület vezetőinek abban, hogy időben felismerjék a problémákat, így meg tudják találni azok okát, és szükség esetén időben be tudnak avatkozni.
- Stratégiai döntések támogatása: a KPI-k segítenek a stratégiai döntések meghozatalában, mivel valós idejű adatokat és információkat szolgáltatnak a vállalat teljesítményéről. Ez lehetővé teszi a döntéshozók számára, hogy olyan, a vállalkozás hosszú távú üzleti céljait támogató döntéseket hozzanak, amelyek megalapozottak, és a szükséges adatok ismeretének birtokában születnek.
- Rövid, és hosszú távú célokat szolgáló döntések támogatása: a stratégia a hosszú távú célok elérését jelenti: például ki lehet célként tűzni, hogy a vállalkozás a piacának az „A” szegmensében 3 év alatt az előző éves bázison mérve évente legalább 5%-kal szeretné növelni az árbevételét. Előállhat egy olyan eset, hogy bár a számok jól alakulnak, néhány termék eladása nagyon alulteljesít. Ilyenkor dönteni kell: vagy eladni nagyon nyomott áron, esetleg kivezetni, és leírni, mint eladhatatlan készlet, dead stock. Bár ez rövid távon bevételkiesést, és így veszteséget jelent hosszú távon nem termel feleslegesen beszerzési, és logisztikai költségeket, meg lehet próbálkozni más áruk beszerzésével. Vagyis ennek a termékcsaládnak a kivezetése bár rövid távon veszteséget jelenthet, mégis segítheti a hosszú távú célok elérését. Többek között ezért is érdemes egyes mutatókat akár havonta értékelni.
- Felelősségre vonhatóság: a KPI-k használatával mérhető, pontosan meghatározott teljesítmény fogalmazható meg, amit elvárunk a munkatársaktól, vagy egyes területektől. Ez segít a döntési és felelősségi körök kialakításában, és a munkatársak motiválásában a közös, meghatározott célok elérése érdekében.
- Ideális esetben folyamatos fejlődés: a KPI-k segítenek a vállalatoknak folyamatosan fejlődni és javítani a teljesítményüket azzal, hogy bevezetésükkel gyorsan azonosíthatóvá válnak azok a problémák, vagy területek, ahol beavatkozásra, vagy javításra van szükség.
Összességében a KPI-k rendkívül fontosak, mivel segítenek a vállalatoknak a teljesítményük értékelésében, a célokhoz való igazodásban, és az adatalapú döntéshozatalban, amelyek hatékonyan járulnak hozzá a vállalkozás sikeres működéséhez és fejlődéséhez.
Milyen KPI-k léteznek, mit lehet velük mérni?
Jól definiált KPI-k segítségével a vállalkozásod minden fontos területét le tudod fedni, és így mérni. A teljesség igénye nélkül: vannak a vállalkozás pénzügyi teljesítményét mutató KPI-k, vannak a marketing/sales eredményességét feltáró mutatók. Vannak a vállalkozás pénzügyi, vagy egyéb hatékonyságát jelző mutatók. Használatukkal látható, hogy vállalkozásod mennyire használja eredményesen a pénzügyi, vagy egyéb erőforrásait, menyire van eladósodva, mennyire finanszírozható, milyen a pénzügyi kockázattűrő képessége. Ismét más KPI-k segítségével mérni tudod például a cégedben folyó termelési, gyártási folyamatok hatékonyságát, a selejt arányát, stb.
A KPI-k fő csoportjai a következők: tulajdonosi-befektetői (például bevétel, nyereség, megtérülések), pénzügyi (cash-flow, eladósodottság, likviditási mutatók), operatív (például termelékenység, hatékonyság) vagy stratégiai (például piaci részesedés, ügyfél elégedettségi) mutatók.
Ezt a sort kiegészítjük a legfontosabb Saas mutatókkal. Az Saas (Software as a service) egy egyre népszerűbb, általában előfizetéses bevételi rendszerben nyújtott szoftveres szolgáltatás, ahol van néhány fontos, specifikus mérőszám. Ezek más, hasonló területen is használhatóak, ezért ismertetjük őket is ingyenesen letölthető új különszámunkban.
