Az üzleti utak költségeinek elszámolása az egyik olyan terület, amely az adóhatósági ellenőrzések során rendszeresen felmerül. Nem minden üzleti útnak nevezett utazás minősül automatikusan adómentesen elszámolható költségnek: a jogszerű elszámolás feltétele a megfelelő jogcím, a pontos dokumentáció és a vonatkozó adójogi szabályok betartása.
A napokban találkoztam egy külföldi utazásokat ajánló reklámmal, ami nyárra egzotikus helyszíneket kínált azzal, hogy „tudunk olyan papírokat adni, amelyekkel elszámolható a kiadás üzleti útként”. E keretek közt nem foglalkozunk azzal, hogy a hirdetés adott esetben felfogható-e adócsalásra való buzdításként vagy sem. Viszont az már érdekes és fontos kérdés, hogy egy üzleti út milyen feltételekkel számolható el – természetesen jogszerűen – a cég kiadásaként, és felmerülhet-e személyi jövedelemadó vagy más adóteher ezzel összefüggésben.
Tegyük fel, hogy egy gazdasági társaság minden alkalmazottja négynapos szakmai úton vesz részt Ausztriában, az utazás a cég tulajdonában lévő gépjárművekkel történik. A programban több szakmai kirándulás szerepel, melyhez kapcsolódóan a belépőket, az étkezést és a szállást a társaság fizeti. Hogyan számolhatók el ezek a költségek? Melyiknek van adóvonzata?
Fontos fogalmak az adótörvényekben
Ahhoz, hogy mindezekre választ tudjunk adni, tisztáznunk kell néhány fontos fogalmat.
A társasági adóról és az osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény (a továbbiakban: Tao tv.) hatálya alá tartozó vállalkozások a tevékenységük érdekében felmerülő tételekként vehetik figyelembe a cégautó használata, fenntartása és üzemeltetése révén felmerült költségeket, ráfordításokat, ideértve az azzal összefüggő, törvényen alapuló, az államháztartás valamely alrendszere számára történő kötelező befizetést is. Ez azt is jelenti, hogy a társas vállalkozásnak társaságiadó-fizetési (adóalap-növelési) kötelezettsége nem keletkezik e költségek, ráfordítások miatt, függetlenül attól, hogy felmerül-e a tulajdonában lévő cégautó magáncélú használata. Továbbá annak sincs jelentősége a költségelszámolást érintően, hogy belföldön vagy külföldön merül-e fel az üzemeltetés költsége. [Tao tv. 3. sz. melléklet B) fejezet 6. pontja.]
Természetesen a gépjárművek futási kilométereit vezetni kell, autónként külön-külön nyilvántartás keretében. Az ezekben szereplő kilométerek fogyasztási normával való felszorzása eredményének meg kell egyeznie a számlák alapján tankolt üzemanyagok mennyiségével. (A fogyasztási normán a NAV honlapján közzétett fogyasztási normákat kell érteni.)
A cégautóadó-fizetési kötelezettséget a gépjárműadóról szóló 1991. évi LXXXII. törvény (a továbbiakban: Gjt.) határozza meg, hivatkozva a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvényre (a továbbiakban: Szja tv.) is. A Gjt. 17/A. § (1) bekezdése alapján adóköteles az az Szja tv. szerinti személygépkocsi – ide nem értve a környezetkímélő gépkocsit –, amely nem magánszemély tulajdonában áll, továbbá az a személygépkocsi, amely után a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény szerint költséget, ráfordítást, illetve az Szja tv. szerint tételes költségelszámolással költséget, értékcsökkenési leírást (a továbbiakban költség, ráfordítás, értékcsökkenési leírás együtt: költség) számoltak el.
A tankolásokról a társaság nevére szóló számlára – és az előbb már említett nyilvántartásra a futott kilométerekről – van szükség ahhoz, hogy azok költségként elszámolhatóak legyenek. A személyautók tekintetében – mivel a társaság számol el hozzájuk kapcsolódó költséget – létrejön a cégautóadó-bevallási és -fizetési kötelezettség is.
Az Szja tv. 3. § 11. pontjának értelmében kiküldetésnek a munkáltató által elrendelt, a munkáltató tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás minősül.
Az értelmező rendelkezés – összhangban a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvénnyel (a továbbiakban: Mt.) – rögzíti azt is, hogy kiküldetésnek minősül különösen a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében a munkaszerződéstől eltérő helyen történő munkavégzés is.
Nem tekinthető azonban kiküldetésnek a lakóhelyről, tartózkodási helyről a munkahelyre történő oda- és visszautazás. A fogalmi meghatározás szempontjából munkahelynek a munkáltató azon telephelye minősül, ahol a munkavállaló a munkáját szokás szerint végzi. Ilyen telephely hiányában vagy több ilyen telephely esetén a munkáltató székhelyét kell munkahelynek tekinteni.
Az Szja tv. 3. § 10. pontja határozza meg a hivatali, üzleti utazás fogalmát, ugyancsak az Mt.-vel összhangban. Eszerint a hivatali, üzleti utazásról elsősorban akkor beszélhetünk, ha kirendelés helyett a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében más munkáltatónál történő munkavégzés miatt szükséges utazásra kerül sor.
Fontos szerepe van a kiküldetésre tekintettel megszerzett bevételek esetében annak is, hogy milyen bizonylat alapján történik annak kifizetése. Ha magánszemély utazik, akkor jelentősége van a bizonylatkiállítás szempontjából annak is, hogy az adott személygépkocsi kinek a tulajdonában van, és a hivatali, üzleti utat milyen bizonylattal igazolják (kiküldetési rendelvény vagy útnyilvántartás).
Ami adómentes, és ami nem…
Az Szja tv. 7. § (1) bekezdése g) pontja alapján nem minősül bevételnek
- a magánszemélynek adott olyan összeg (utalványértéke) – ideértve hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, a szállás díjára, külföldi kiküldetés esetén az utazásra, a szállás díjára szolgáló összeget is –, amellyel szemben a magánszemély a juttató (munkáltató, kifizető) részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni,
- vagy – ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg – ezt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti.
Ez a rendelkezés nem alkalmazható olyan kiadások esetén, amelyeket az Szja tv. nem ismer el a magánszemélynél költségnek.
Lehetőség van tehát arra is, hogy akár előleget adjon a juttató a magánszemélynek elszámolási kötelezettség mellett, mellyel a jogszabályban meghatározott határidőig kell elszámolnia. Ha ez nem történik meg, akkor az Szja tv. kamatkedvezményből származó jövedelemre előírt szabályait kell alkalmazni (72. §).
Nem kell a kamatkedvezményből származó jövedelem utáni adót a kifizetőnek megállapítania, ha
- kizárólag a kifizető tevékenységéhez szükséges kifizetésekre 30 napot meg nem haladó időtartamra kapott előleg után,
- a külföldi kiküldetésre tekintettel adott előleg után, feltéve, hogy annak a kifizetővel való elszámolása a visszaérkezést követő 30 napon belül megtörténik.
Az Szja tv. 7. § (1) bekezdése q) pontjában foglaltak szerint nem minősül bevételnek a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértéke, ideértve a szokásosan a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét is, továbbá a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó szállás ellenértéke, ideértve a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét is.
A gyakorlatban sokszor felmerülő kérdés, hogy kiküldetés esetén elég-e leadni a jegyeket, vagy a munkáltató, kifizető nevére szóló számla ellenében történhet-e csak az elszámolás?
Az Szja tv. nem szabja feltételként, hogy csak számla ellenében lehetne elszámolni, de például a munkáltató, kifizető belső szabályzata tartalmazhat ilyen kikötést.
Ha a kiküldő által biztosított személygépkocsit használja a magánszemély, a felmerülő költségeket a kiküldő a rá vonatkozó rendelkezések szerint számolhatja el, azaz a példaként hozott esetben, az előbbiekben már hivatkozott Tao. szabályok szerint: számla ellenében, ami a külföldi kiküldetés esetében devizás, valutás tételek felmerülését is jelentheti.
A munka törvénykönyve előírja, hogy kiküldetés esetén, a jogszabály alapján járó költségtérítésen túl a munkáltató köteles a munkavállaló számára megfizetni a kiküldetés során felmerülő szükséges és igazolt többletköltségeket. Ha tehát a magánszemély a saját tulajdonában lévő, vagy általa bérelt, szívességi használatba kapott személygépkocsit használja a kiküldetés során, akkor a kiküldő ugyancsak köteles a magánszemélynek a felmerült kiadásokat megtéríteni az Szja tv. rendelkezéseit is figyelembe véve. Ez érvényes arra az esetre is, ha a feladatát személyszállítási szolgáltatás igénybevételével (taxival) oldja meg a magánszemély [Mt. 105. § (8) bekezdése].
Az utazási költségek megtérítése kiküldetési rendelvény alapján, az utazással kapcsolatos költségtérítés egyik alapbizonylata lehet a kiküldetési rendelvény. A saját tulajdonban lévő személygépkocsi esetében, ideértve a zártvégű pénzügyi lízingbe vett személygépkocsit is (ebből a szempontból a közeli hozzátartozó tulajdonában lévő vagy általa zárt végű pénzügyi lízingbe vett személygépkocsi is sajátnak minősül) megfelelő – és adózás szempontjából előnyös – a kiküldetési rendelvény alkalmazása. Az erre vonatkozó előírásokat – ideértve az elvárt adattartalmát is – az Szja tv. 3. § 83. pontja tartalmazza.
Amennyiben kiküldetési rendelvény alapján történik az utazással kapcsolatos költségek bizonylatolása, akkor az Szja tv. 7. § (1) bekezdés r) pontja alapján nem minősül bevételnek a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeg, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket. Igazolás nélkül elszámolt mértéknek saját tulajdonúnak minősülő személygépkocsi esetén a norma szerinti üzemanyag-mennyiség és az állami adóhatóság (NAV) által az adott hónapra közzétett üzemanyagár figyelembevételével megállapított üzemanyagköltség és minden más kiadás tekintetében kilométerenként 9 forint általános személygépkocsi-normaköltség minősül. (Szja tv. 3. számú mellékelt II/6. pont).
Fontos tudniuk a vállalkozóknak, hogy a kiküldetési rendelvény akkor is alkalmazható, ha munkajogi értelemben nem valósul meg a kiküldetés. Ilyen eset lehet például, ha a magánszemély Budapest területén karbantartó munkát végez, és saját személygépkocsival jár a megadott címekre. Ilyenkor nem jár napidíj a dolgozónak, mivel közigazgatási határon belül kerül sor a munkavégzésre.
Ami a napidíjakat érinti, nem mindegy, hogy belföldi vagy külföldi utazáshoz kapcsolódik.
A munkáltató – eltérő megállapodás híján – kiküldetés ideje alatt is köteles biztosítani a munkavégzéshez szükséges feltételek teljesülését. Tekintettel arra, hogy a munkavállaló, még ha belföldön is, de jellemzően a lakóhelyétől távol végez munkát, neki a konkrét körülményektől függően megfelelő szállásra, étkeztetésre, személyszállításra lehet szüksége. Ezek megszervezésére, költségeinek viselésére a felek közti megegyezés szerint a munkáltató köteles.
A fentebb említett költségek viselésétől függetlenül, a munkavállalót belföldi kiküldetésére tekintettel költségtérítés illeti meg, melynek részletes szabályait a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló költségtérítéséről szóló 437/2015. (XII. 28.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) rögzíti. Ennek 2. § (1) bekezdése szerint a munkavállalónak a kiküldetésben töltött napokra napidíj jár, mely a kiküldetéssel kapcsolatban felmerült többletköltségek fedezetét szolgálja.
A napidíj megállapítására napi átalányként kerül sor, összege legalább 500 forint [Rendelet 3. § (1) bekezdés].
Ha a munkavállaló rendszeresen teljesít belföldi kiküldetést, részére a munkáltató havi átalányt is megállapíthat, melynek összegét a napidíj összegének és a havi átlagban kiküldetésben töltött munkanapok számának figyelembevételével kell meghatározni [Rendelet 3. § (2) bekezdés].
A belföldi közúti árufuvarozásban, illetve személyszállításban gépkocsivezetőként, valamint árukísérőként foglalkoztatott magánszemély részére napi 9 000 forint napidíj fizethető ki, ha a munkáltató havi átalányt nem állapított meg, más juttatásban a munkavállaló kiküldetésére tekintettel nem részesül és a kiküldetés tartama a hat órát meghaladja.
Külföldi kiküldetés esetén, a Szja tv. 3. számú mellékletének II./7. pontja alapján a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) kormányrendelet szerint igazolás nélkül elszámolható költségnek minősül:
- a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló kormányrendelet szerint naponta elszámolható összeg a nemzetközi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott (a közúti közlekedési szolgáltatásokról és közúti járművek üzemben tartásáról szóló külön jogszabály vagy más erről szóló jogszabály rendelkezései szerint engedélyhez kötött nemzetközi közúti közlekedési szolgáltatást végző, abban árukísérőként közreműködő),
- külföldi kiküldetés (külszolgálat) címén bevételt szerző magánszemélynél – kizárólag az e tevékenysége tekintetében – feltéve, hogy az említett kormányrendeletben foglaltak alapján kizárólag a gépjármű külföldön történő üzemeltetéséhez közvetlenül kapcsolódó és számlával, más bizonylattal igazolt költségek elszámolására jogosult, és ezt az elszámolási módszert alkalmazza, azzal, hogy e rendelkezés alkalmazásában az engedélyhez kötött nemzetközi közúti közlekedési szolgáltatással esik egy tekintet alá az a saját célra folytatott (saját számlás) áruszállítási, személyszállítási tevékenység is, amely más személy részére jogszerűen csak engedélyhez kötött nemzetközi közúti közlekedési szolgáltatásként lenne nyújtható.
- Az előbb nem említett esetben a külföldi kiküldetésre tekintettel megszerzett bevétel 30 százaléka, de legfeljebb a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló kormányrendelet szerint naponta elszámolható összeg is igazolás nélkül elszámolható költségnek minősül. Az igazolás nélküli levonás a külföldi kiküldetési napidíjból a fuvarozók, árukísérők körében akkor választható, ha a kiküldött a szállással, étkezéssel, további költségekkel kapcsolatos kiadásairól nem nyújt be számlákat a munkáltatójának, megbízójának, illetve ilyen költségeket nem számol el.
Más tevékenységek esetén a külföldi kiküldetési napidíjból 30 százalék, de legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő forintösszeg vonható le. Ez vonatkozik a fuvarozókra, árukísérőkre is, ha a gépjármű külföldön történő üzemeltetéséhez közvetlenül kapcsolódó és számlával, más bizonylattal igazolt költségek elszámolásán kívül más költséget is elszámolnak.
