Érdemes a vezetőnek figyelni arra, hogy mennyire jellemző a csapatára a halogatás, hiszen a vezetőnek nagy szerepe lehet abban, hogy a beosztottjai mennyire hatékonyak és hogyan tartják be a határidőket. Csapatszinten számos eszköz van arra, hogy a vezetők hatékonyan tudják a beosztottjaikat irányítani és motiválni.
A modern munkahelyek komplexitása, a gyorsan változó környezet és a folyamatosan növekvő elvárások között a halogatás nem csupán egyéni problémaként, hanem rendszerszintű jelenségként is megjelenik. Ha ilyen szempontból vizsgáljuk a kérdést, az elsődleges okok között szereplő pszichológiai tényezők mellett a szervezeti kultúra, a kommunikációs struktúrák és a vezetői stílus lehet jelentős hatással a feladatok elodázására. Amennyiben egy szervezet olyan környezetet teremt, ahol a folyamatos teljesítménynyomás és a kritikák dominálnak, a munkavállalók hajlamosabbak lehetnek a halogatásra, hogy elkerüljék a kudarctól való félelmet vagy a szorongást. Ezzel szemben, egy támogató környezet, ahol a hibákból való tanulásra helyezik a hangsúlyt, ösztönözheti a munkavállalókat, hogy hamarabb hozzálássanak a feladataikhoz.
A szervezeti kommunikáció szintén kulcsfontosságú szerepet játszik. Ha nem világosak a feladatok elvárásai vagy a határidők, a munkavállalók könnyen elveszhetnek a részletekben, ami a halogatás egyik gyakori okává válik. A szükséges információ hiánya könnyen állhat az együttműködés útjába, így a feladatok végrehajtása tolódik, mivel a dolgozók nem érzik magukat elég felkészültnek vagy motiváltnak a végrehajtásra. A megfelelő kommunikáció leginkább a közvetlen vezető feladata. A legtöbb esetben neki kell ismertetnie a kiadott feladatok célját, az elvárásokat és a határidőt, annak érdekében, hogy a munkavállaló valóban értse azt, hogy mit kell tennie és tudja lehetőleg azt is, hogy az a feladat hogyan járul hozzá a csapat vagy a szervezet sikeréhez.
A vezetői stílus is nagymértékben befolyásolhatja a halogatás mértékét. A demokratikus vezetés, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy részt vegyenek a döntéshozatalban, és ráhatásuk legyen arra, hogy hogyan és mikor végzik el a feladataikat, csökkentheti a halogatás mértékét. Ezzel szemben, ha a vezetők autoriterekként lépnek fel, a munkavállalók csökkenthetik a kockázatokat azáltal, hogy halogatják a feladatokat, amelyek teljesítése esetén negatív visszajelzések elé nézhetnek.
A munkahelyi környezet és a fizikai munkakörülmények is jelentős szerepet játszanak a halogatás megjelenésében. Zajos vagy zsúfolt iroda, megfelelő munkakörnyezet hiánya vagy kényelmetlen bútorok mind hozzájárulhatnak a fókusz elvesztéséhez és a halogatás fokozódásához. A munkahelyi környezet javítása, például kényelmes munkaállomások kialakítása, a rendezettség és a megfelelő technológiai eszközök biztosítása segíthet a produktivitás növelésében.
Fontos, hogy a vezetők megvizsgálják azt, hogy a szervezeti kultúrában mennyire van jelen a halogatás. Ha azt tapasztalják, hogy a legtöbb projektet hónapokkal később zárják le, mint ahogyan azt eltervezték, hogy a határidők nincsenek egyértelműen kiszabva, és hogy a munkavállalók maguk sem veszik azokat komolyan, akkor minden bizonnyal rendszerszintű közbelépésre lesz szükség.
Csapatszinten azonban számos eszközük van arra, hogy hatékonyan tudják a beosztottjaikat irányítani és motiválni.
Ilyen lehet például a rendszeres csapatmegbeszélések bevezetése. Itt nyíltan tudnak beszélni arról, hogy milyen feladatokat kell ellátnia a tagoknak és meddig, megoszthatják ugyanakkor azt is, ha valamilyen kihívásuk van ezekkel kapcsolatban, valamint ez lehet a platformja annak, hogy aktívan jelezzék a tagok, ha egy-egy határidőt külső tényezők miatt nem tudnak tartani. Hasznos lehet, hogyha a vezetők aktívan bátorítják a munkavállalókat arra, hogy merjenek kérdezni. Ezzel ugyanis csökkentik a szorongásukat a feladatok elvégzése kapcsán.
Fontos eleme ezeknek a megbeszéléseknek, hogy tiszta, világos célokat és határidőket tudnak felállítani, amelyek csökkentik a bizonytalanságot, amely gyakran a halogatás forrása. A vezető feladata az is, hogy egyértelmű legyen a tagok számára, hogy mi az elvárt eredmény. Hasznos lehet egyéni szinten, ha másokat is beavatunk abba, hogy mit kellene csinálnunk. Nincs ez máshogy csapatszinten sem. Amellett, hogy így jobban el tudunk köteleződni, még az is elképzelhető, hogy támogatást kapunk a társainktól, ha valamilyen elakadásunk lenne. Sőt, mások haladása minket is nagyobb hatékonyságra sarkallhat.
Ha már hatékonyságról beszélünk, akkor mindenképp emeljük ki azt is, hogy milyen pozitív hatása lehet annak, hogyha a munkavállalók rendszeresen kapnak visszacsatolást és elismerést. Ez ugyanis növelheti a belső motivációjukat a feladataik elvégzésére és az önbizalmukat is, ami pedig csökkenti a halogatás esélyét. Érdemes ezért minél gyakoribb visszajelzési formákat beépíteni, és fontos, hogy a kisebb feladatok sikeres elvégzése esetén is adjunk pozitív elismerést.
„Amit adok, azt kapom vissza” – szokták mondani. Így van ez gyakran a vezető-beosztott viszonyban is. Amennyiben egy felettes figyelembe veszi a személy egyéni igényeit, és képes rugalmas munkakörnyezetet kialakítani, az növeli a beosztottjai elkötelezettségét. Megfelelő keretek mellett pedig a halogatás mértéke is jelentősen csökkenni fog. Ha például tudjuk, hogy hatékonyabbak nyugodt munkakörnyezetben, akkor biztosítsunk számukra lehetőséget a home office-ra. Mindemellett nem szabad elfelejteni azt sem, hogy amit mi beleadtunk, azt fogjuk viszontlátni is. Azaz az a vezető, aki folyamatosan halogatja a saját feladatait, ne csodálkozzon, ha a csapata sem fog máshogyan tenni.
Ez csak néhány eszköz, amit vezetőként tehetünk annak érdekében, hogy növekedjen a munkavállalók hatékonysága, azonban szervezeti szintű „tünetek” esetében ennél érdemes nagyobban gondolkodni. Ha azt látjuk, hogy a szervezeti kultúrára jellemző a halogatás, akkor például érdemes megvizsgálni a teljesítménymérést és a jutalmazási rendszert. Abban a szervezetben ugyanis, ahol ezek megfelelően vannak kialakítva, jelentősen motiváltabbak lesznek a dolgozók arra, hogy időben elvégezzék a feladataikat. Emellett hasznosak lehetnek a mentor programok is, ahol a tapasztaltabb munkatársak segítik az új dolgozókat. Ez segíthet a bizonytalanságuk csökkentésében és a hatékony feladatvégzéshez szükséges eszközök elsajátításában.
Érdemes ilyenkor a belső kommunikációs csatornákat is megvizsgálni, hiszen, ha ezek megfelelően vannak használva, akkor csökkenthetik a félreértéseket és a halogatásra okot adó bizonytalanságot. Például hasznos lehet, hogyha vállalati csevegőplatformokat alakítunk ki vagy projektmenedzsment eszközöket, hogy megkönnyítsük az információáramlást. Emellett a különböző képzések és tréningek is jó szolgálatot tehetnek, amennyiben azok valóban a szervezeti igényekre vannak szabva. A különböző időmenedzsment, stresszkezelés vagy kommunikációs tréningek ugyanis növelhetik a hatékonyságot.
