A legbiztosabb a vállalkozói világban is a folyamatos változás. E látszólagos ellentmondás ékes bizonyítékai a mesterséges intelligencia üzleti felhasználásában rejlő lehetőségek, illetve az ezek kiaknázásának feltétele, a vállalkozások képessége a gyors tanulásra. Az „aki kimarad, az lemarad” elv jegyében nézzük meg ezt könyvelő szemmel!
A mesterséges intelligencia – és az azzal számszerűsíthetően is elérhető versenyelőnyök –hamarosan a csőd vagy nem csőd kérdése lehet a vállalatoknál. A kulcsszó az alkalmazkodás, a villámgyors reagálás az új technológiákra, technikákra, trendekre.
A mesterséges intelligencia – minden ellenkező híresztelés és a szakma „rémítgetése” ellenére – nem veszi el a könyvelők munkáját. Pontosabban: elveszi azt a részét, amit amúgy sem szívesen végzünk, például az adatok rögzítése. A mesterséges intelligencia forradalmasítja a kis- és középvállalkozások könyvelését is, nem csupán a nagyok (a multi cégek) „játéka”.
Ha napjainkban egy vállalkozás szeretne sikeres lenni, egyébként is érdemes a mesterséges intelligenciát (AI) beépítenie a működésébe, de a könyvelés kifejezetten az a terület, ahol az komoly segítséget nyújthat. A mesterségesintelligencia-alapú könyvelőszoftverek automatizálják az ismétlődő feladatokat, pontosabb munkát végeznek, ezzel pedig időt és pénzt takarítanak meg a vállalkozások számára. Az így felszabadult időben a könyvelők foglalkozhatnak ügyfeleik számviteli információinak elemzésével, ezzel pedig felbecsülhetetlen értékű hátterét adhatják a cégek stratégiai tervei kidolgozásának. Számos ilyen könyvelőszoftver létezik már a piacon, amelyek különböző funkciókkal bírnak és ennek megfelelően változó árakon érhetőek el.
A mesterséges intelligencia a hazai cégeknél
Ilyen szoftverek már hazai fejlesztésben is elérhetőek, mint például – ez itt nem a reklám helye, ezért nem nevezem meg, csak körülírom – az, amely az ókori görögök főistenéről kapta a nevét. Ez a szoftver elegánsan és hatékonyan ötvözi egy hagyományos könyvelőiroda közvetlenségét és egy modern iroda digitalizáltságát. Az ügyfél számára ez azzal a – rohanó világunkban cseppet sem elhanyagolható – előnnyel jár, hogy nem kell személyesen elzarándokolniuk a könyvelőjükhöz a könyvelendő számlákkal, az adatokat online elküldhetik, és ugyanígy minden számviteli adathoz valós időben hozzáférhetnek. Így például a cégtulajdonosok naprakész és érthető információkat kaphatnak vállalkozásuk pénzügyi helyzetéről.
Természetesen, ha – mondjuk – az orvosunk azt tanácsolja, szedjünk vitaminokat, akkor az első kérdésünk nyilván az, hogy jó, de milyet. Ez érvényes a szoftverek kiválasztására is.
Anélkül, hogy konkrétan megneveznénk valamelyik, a hazai piacokon is elérhető változatot, inkább a kiválasztás legfontosabb szempontjait emeljük ki.
Az AI-alapú könyvelőszoftver kiválasztásakor lényeges, hogy mérjük fel, vessük össze az adott vállalkozás igényeit és a szoftver funkcióit:
- A vállalkozás mérete és iparága: egyes szoftverek kifejezetten kisvállalkozások, míg mások nagyvállalkozások számára készültek, sőt, olyanokat is találunk, amelyek specifikus iparágakban működőknek jelentenek megoldást.
- Szükséges funkciók: válasszunk olyan szoftvert, amely az összes szükséges funkciót kínálja, mint például a számlák kiállításának és kezelésének automatizálása, a banki adatok közvetlen átvétele (integrációja), a bérszámfejtés és a készletkezelés.
- Árak: az AI-alapú könyvelőszoftverek ára a funkciók és a felhasználók számától függően változik. Célszerű összehasonlítani a különböző szoftverek árait a cég számára fontos funkciók figyelembevételével, így rátalálhatunk a legjobb ár-érték arányú megoldásra.
A mesterséges intelligencia – ahogy számos más iparágban is – a könyvelés terén is átírja a játékszabályokat, megújult gondolkodásmódot követelve.
A könyvelőtársadalom is megosztott a kérdésben: vannak, akik tartanak tőle, és vannak, akik meglátják a benne rejlő lehetőségeket, mint például a bevallások, pénzügyi folyamatok automatizálása.
A mesterséges intelligencia (AI) annyit jelent, hogy bizonyos gépek és rendszerek az emberhez hasonló képességekkel rendelkeznek, például a tanulás, a tervezés, a kutatás vagy az érvelés területén. Általa a technika érzékelheti a környezetét, problémákat oldhat meg, és konkrét célokat érhet el lépésről lépésre.
Az AI az adatok fogadásán túl fel is dolgozza azokat, sőt, elemzi korábbi lépéseit, döntéseit, és módosíthat azokon.
A fentiek számos ágazat szereplőinek okot adnak az aggodalomra, egyrészt azért, mert olyasvalamihez kell alkalmazkodniuk, amelynek működését valójában nem, vagy csak felszínesen látják át, másrészt akár konkrét szakmákat fordíthat teljesen más irányba (a legrosszabb verziót tekintve: megszüntetheti azokat).
Vannak, akik viszont örömmel üdvözlik a változást, mivel úgy gondolják, nem lesz szükségük munkatársakra, kivitelezőkre, az AI megoldja a majd helyettük a feladatokat.
Mindkét fél téved és mindkét félnek igaza is van. Az AI ugyanis nem veszi el a munkát, csak segíti és átalakítja. Így szakértő munkatársak, alvállalkozók nélkül továbbra sem boldogulnak majd a cégek, már csak azért sem, mert maga az AI szoftver használata (különösen a speciális szakterületeken) is széleskörű, naprakész ismereteket kíván. Ez természetesen a könyvelésre is igaz. E területen is nagyon sok feladat automatizálódik. Jó könyvelőkre továbbra is szükség lesz majd, csak kapnak egy „kisinast” az AI „személyében”.
Mivel az AI-nak is köszönhetően a legtöbb vállalkozói rendszer és üzleti modell is átalakul, megváltozik a szakértelem hagyományos értelmezése is.
Egyébként egyáltalán nem újdonság a számvitelben sem a folyamatok automatizálása, hiszen e körbe tartozik az e-számlától az adatelemző szoftverekig számos, már jól ismert, elfogadott és kedvelt megoldás. Az AI térnyerése ezek kibővülését hozza magával.
A könyvelés során a mesterséges intelligenciával találkozhatunk számos területen már most is, és ezek finomhangolását jelenti az AI alkalmazása.
Például:
- Számlázás: a számlafeldolgozás a vállalkozások és a könyvelők munkájának leginkább időigényes és fárasztó része. Az AI-alapú számlakezelő rendszerek a monoton feladatokat veszik át és nem követik el azokat a hibákat, amit az emberek, éppen a monotonitás miatti fáradtság, figyelemkiesés miatt, az AI azonban nem érez semmi ilyesmit. A könyvelők viszont az AI által feldolgozott adatokat strukturált módon elemezhetik. Az már csak hab a tortán, hogy szinte biztos, nem lesznek majd elkallódott számlák.
- Bevallások, pénzügyi folyamatok: a havi és negyedéves bevallások, a cashflow-kimutatások, pénzügyi tervek „favágó munkáját” is elvégzi az AI, amely annak is biztosítéka, hogy a számos forrásból gyűjtött adatokat a pénzügyi folyamatokba beépítve, megbízhatóbb információkat kapnak a cég döntéshozói a gazdálkodáshoz, a beruházási és egyéb, a cég vagyonát, pénzügyi helyzetét érintő intézkedésekhez.
- Az adatvagyon, az üzleti titkok biztonsága: a hagyományos „kézi” adatrögzítés azon túlmenően, hogy bonyolult, időt rabló papírmunkával jár, növeli annak esélyét is, hogy az adatokkal valaki visszaél, illetékteleneknek átadja azokat. Az adatok AI alkalmazásával történő feldolgozása szinte teljesen kizárja ennek lehetőségét, ráadásul figyelmeztethet az esetleges jogsértésekre is (például észleli, ha illetéktelenek „betörtek” a rendszerbe, onnan információkat vettek át).
- Pénzügyi elemzések: az AI-algoritmusok számottevően gyorsabban és nagyobb mennyiségben képesek a pénzügyi adatot elemzésére, azokban azonosíthatják a mintákat, tendenciákat és ellentmondásokat, ezzel jól strukturált, a további elemzésekhez előkészített adatbázisokat hozhatnak létre a szakemberek számára. Erre támaszkodva a vállalkozók mélyebben megérthetik a pénzügyi eredményeik hátterében zajló folyamatokat, feltárhatják az esetleges kudarcok – a továbbiakban kerülendő – okait, vagy éppen a siker mozgatórugóit, adatvezérelt döntéseket hozhatnak, és optimalizálhatják vállalkozásuk pénzügyi stratégiáit.
A mesterséges intelligencia a könyvvizsgálók (és ezzel a könyvelők) munkáját is megkönnyíti, lehetővé téve, hogy az audit során jelentős tömegű adatot, adathalmazokat elemezzenek, és gyorsan kiszűrjék az ellentmondásokat, felismerjék a tendenciákat. Ez azt jelenti, hogy a könyvvizsgálók eltérhetnek a mintavételtől, és az ügyfél összes ügyletét valós időben ellenőrizhetik. Ezzel könnyebben és biztosabban azonosíthatják a kockázatos ügyleteket. Emellett az optikai karakterfelismerő (OCR) technológia lehetővé teszi az AI-algoritmusok számára, hogy pontosan kinyerjék a releváns információkat a számlákból, nyugtákból és egyéb pénzügyi dokumentumokból, így nincs szükség kézi bevitelre.
Kétségtelen, hogy az AI vezérelte rendszerek is tartogathatnak hátrányokat. Ezek a rendszerek a virtuális térben hibátlanul működnek, pontosságuk attól függ, hogy milyen algoritmuson dolgoznak. A nem megfelelő algoritmus vagy parancs nyilvánvalóan szükségtelen hibákat és rossz eredményeket hoz. Ezért fontos egyrészt az algoritmus megfelelő betáplálása a rendszerbe, másrészt azok folyamatos karbantartása sem mellőzhető. Mind a telepítés, mind a karbantartás költségekkel jár. Nem szabadítja meg a cégeket a versenyképes bérek fizetésének terhétől sem, hiszen a jól képzett munkaerőnek ára van. A mesterséges intelligencia hatékony eszköz, de nem helyettesíti az emberi szakértelmet. Noha a mesterséges intelligencia képes automatizálni az ismétlődő feladatokat, és értékes betekintést nyújt bizonyos adatokba, de az emberi tényezők olyan egyedi készségeket és szakértelmet kínálnak, amelyek túlmutatnak az AI képességein.
Például a könyvelők mélyen ismerik a pénzügyi elveket, az egyes iparágak számvitelben is testet öltő sajátosságait, képesek megítélni azokat az összetettebb helyzeteket is, amelyeket a mesterséges intelligencia nem. Annál is inkább, mert a számviteli szakemberek a pénzügyi adatokat tágabb összefüggéseikben is értelmezhetik, figyelembe véve a külső tényezők hatását, a piaci trendeket és az üzleti stratégiákat, ügyfelük működésének sajátos körülményeit, igényeit, ezekre építve pedig az ügyfelükre szabott tanácsokat adhatnak.
A könyvelői feladatok egy része tehát automatizálható, de a jogszabályismeretekre, adózási és pénzügyi ismeretekre is szükség van, azaz az automatizálható feladatok csak a jéghegy csúcsa. A tevékenység igazi hozzáadott értéke (így különösen a szakértői tanácsadás) továbbra is a könyvelőktől ered.
