A változó veszélyek korában minden eddiginél fontosabbá vált a költséghatékonyság. Az a törekvés, hogy vállalkozásod működését – változatlan színvonal, minőség mellett – a korábbinál alacsonyabb, és rugalmasabb költségháttérrel tudjuk fenntartani, egyik fontos része a kiszervezés, az outsourcing.
Vállalkozásod működése sok, többé-kevésbé rendszeresen ismétlődő teendővel jár. A teljesség igénye nélkül: szükséged lehet egy honlapra, azt frissíteni kell, üzemeltetni kell, hirdetned kell, szükséged lesz egy könyvelőre. Ha kereskedsz, a készletedet raktározni, tárolni kell, a megrendeléseket össze kell állítani, és ki kell szállítani. Számítógépeidet, egyéb termelőeszközeidet, céges autóidat, ingatlanjaidat karban kell tartani, időnként javítani kell.
Ez mind-mind pénzbe kerül: munkaerő, és a feladat elvégzéséhez szükséges eszközök kellenek hozzá. Dönthetsz úgy, hogy ezeket cégként saját magadnak csinálod meg. Ekkor pénzbe fognak kerülni az említett dolgok, amit vállalkozásod működéséből kell kigazdálkodnod, és hónapról-hónapra fix kiadásként jelentkeznek majd. És dönthetsz úgy is, hogy ezeket egy külső szolgáltatóra, alvállalkozóra bízod, vagyis kiszervezed.
Általános értelemben véve a kiszervezés azt jelenti, hogy egy projektet, vagy munkafolyamatot szerződés szerint egy ezzel megbízott, külső vállalkozás végez el számodra.
Ha vállalkozásod elért egy bizonyos méretet, azért érdemes némi időt fordítanod rá, mert jól alkalmazva azonnali költségmegtakarítást jelent, belső források szabadulnak fel, javul a cash-flowd. Ezen kívül vállalkozásod működése rugalmasabbá válik, ami a mostani, gyorsan változó üzleti környezetben egy komoly versenyelőny lehet
Milyen versenyelőnyöket adhat a kiszervezés?
Mit lehet, és mit érdemes kiszervezni? Melyek a leggyakrabban kiszervezett folyamatok?Alapvetés, hogy minden vállalkozásnak van egy irányító, adminisztratív, és egy termelő része. Nagyon leegyszerűsítve, csak direkt kiadásokat nézve, az adminisztráció viszi, a termelés hozza a pénzt. Mindkét fő tevékenységcsoportban van, amire folyamatosan szükséged lesz, és lesz olyan, amire csak esetenként, vagy csak szezonálisan.
Az összes folyamatnak lesz egy fix költsége: ez azt jelenti, ezeket akkor is ki kell fizetned, ha éppen nem volt bevételed, vagy a szezonalitás miatt éppen alacsonyabb, mint az év többi időszakában. Ez a havi, fix működési költség „rontja” a cash-flowdat. Máshonnan megközelítve, a marketing, a termékfejlesztés, az árukészlet finanszírozása elől viszi el a pénzt. Vagyis csupa olyan tevékenység elől, amelyek közvetlenül, vagy közvetve, de bevételt, és profitot termelnek majd.
Ezért érdemes ezeket a fix költségeidet amennyire csak lehet, alacsonyan tartani, hiszen így több saját forrásod marad arra, hogy vállalkozásod pénzt tudjon termelni.
A korábbi évek pénzbősége után a vállalkozások most nehezebben, és drágában jutnak külső, banki forráshoz, mint eddig. Ez azt jelenti, ha van egy változás, pl. egy új piaci igény, amire érdemes gyorsan reagálni, külső forrás bevonásával lényegesen tovább fog tartani, mint annál, akinek van azonnal felhasználható, szabad forrása.
Vagyis, felidézve a régi mondást: cash is The King. Azaz ha vállalkozásodban van kéznél szabadon elkölthető forrás, meg tudod előzni a konkurenciát, hamarabb tudsz lépni.
Így a kiszervezés helyes alkalmazásával azonnal befektethető, profitot generáló forrásokat takaríthatsz meg, és rugalmasan, gyorsan tudsz reagálni a piaci körülmények változására.
Mit lehet, és mit érdemes kiszervezni? Melyek a leggyakrabban kiszervezett folyamatok?
Kiszervezni –elméletileg- bármit ki lehet, a gyakorlatban ilyen soha nem fordul elő. Bizonyos cégméret alatt jellemzően azokat a tevékenységeket, folyamatokat szervezzük ki, amelyek bár nem tartoznak közvetlenül vállalkozásunk fő (közvetlen bevételt termelő) tevékenységei közé, mégis nélkülözhetetlenek a vállalkozásunk működéséhez. Ellátásuk azonban olyan ismereteket kíván meg, amelyekkel általában nem, vagy csak részben rendelkezünk, és azok megszerzése aránytalanul drága lenne, és a későbbiekben nem is igazán használnánk ki.
Egy KKV-nál ezek a tevékenységek leggyakrabban a könyvelés, IT-webes háttérszolgáltatások, marketing, logisztika, egyes karbantartási munkák, logisztika, jogi, és egyéb tanácsadói tevékenységek.
Így kiszervezni általánosságban azt a tevékenységet érdemes, amelynek az elvégzése (a szükséges tanulás + a közvetlen ráfordítások) egységnyi idő alatt többe kerülnének, mint amennyi profitot termelsz közben.
Mikor érdemes kiszervezni egy folyamatot?
A válasz sok esetben az lenne, hogy sok mindent azonnal. A gyakorlatban akkor, ha már érdemes, és pénz is van rá. Főleg induló kis-, és mikrovállalkozásokra jellemző az induláskori elégtelen tőkeellátottság. Ez azt hozza magával, hogy eleinte az alapítók például saját autójukat, vagy laptopjukat használják céges munkavégzésre is, és amit lehet, maguk próbálnak megcsinálni. Így a szövegírást a cég honlapjára, a hírlevelezést, az egyéb marketinggel összefüggő feladatokat, a szállítást.
Eleinte, amíg a legfontosabb az első ügyfelek, vevők megszerzése, hogy a vállalkozásnak minél hamarabb legyen bevétele, ez érthető. Hiszen ebben a fázisban gyakori, hogy egy forintot három forint helyére kellene elkölteni. Ez azonban egy idő után –ideális esetben- a vállalkozás fejlődésének a rovására fog menni. Az ideális eset az, hogy a vállalkozásod szépen fejlődni kezd, jönnek a bevételek, neked pedig a napi működés figyelemmel kísérése mellett fő feladatod a további ügyfelek, vevők megszerzése, céged hosszabb távú fejlesztése lesz. Egy nap neked is csak 24 órából áll: nem fogsz tudni 36 órányi feladatot elvégezni.
Ilyenkor van itt az ideje annak, hogy amit lehet (és most már pénz is van rá), alvállalkozókra, partnerekre bízz. Az így felszabaduló időben pedig pénzt keress vállalkozásodnak.
Házon belül, házon kívül – mennyibe kerül?
A kiszervezésnek nem az egyetlen, de az egyik fő döntési szempontja értelemszerűen a pénz: megéri, vagy nem éri meg? Nézzünk erre egy példát, aminek a logikája mentén te is végig tudod gondolni majd, ha nálad is hasonló kérdés merül majd fel.
Könyvelésre minden vállalkozásnak szüksége van. Mennyibe kerülne, ha felvennél egy főállású könyvelőt? A teljesség igénye nélkül, a következő költségek biztosan felmerülnek majd (a példában éves összegek szerepelnek):
- bér, kb. 9 millió forint
- laptop, 100.000 Ft
- szoftverek, 200.000 Ft
- felelősségbiztosítás, 100.000 Ft
- szakmai előfizetések, képzések 500.000 Ft
- egyéb eszközök, 100.000 Ft
Az itt felsoroltak évente 10 millió forintot tesznek ki, és ebben még nincsenek benne a helyettesítésnek a költségei, a HR költségek, stb. Ha egy évi 3-400 millió forint árbevételt hozó vállalkozásod van, még annak a könyvelése sem vesz igénybe napi 8 órát. Tevékenységtől, a feldolgozandó adatok mennyiségétől függően a havi könyvelés legyen 200.000 forint, ami évente 2.400.000 Ft költséget jelent. Ez valamivel kevesebb, mint a negyede annak, ha házon belül oldanád meg ezt a feladatot.
Szigorúan elméletileg, házon belül tartva a könyvelést, ilyenkor megoldás lehet, hogy szerzel még munkát, hogy lekösd a meglévő szabad munkaerő-kapacitásodat. Viszont ha nem ez a fő tevékenységed, nem értesz hozzá, akkor biztosan nem éri meg ezzel foglalkoznod: nem tudod, hogyan szerezz ügyfelet, nem tudod ellenőrizni az elkészült munkát, stb. Egy szóval: ilyenkor minden egyértelműen a kiszervezés mellett szól.
Szintén a könyvelésnél maradva, ha céged akkorára nő, ami már kitölti egy könyvelő 8 órás napi munkaidejét, akkor érdemes lehet megfontolnod, hogy ezt a tevékenységet is visszahozod a cégbe. Említettem, hogy kiszervezésnél nem csak a pénz az egyetlen döntési szempont. Néhány más, fontos dolgot is célszerű mérlegelned.
Kiszervezés – pro és kontra
Tapasztalataink szerint a kiszervezés során az első szűk keresztmetszet nagyon sokszor maga a vállalkozó, a cég tulajdonosa, vezetője. Ennek oka az, hogy egy induló kisvállalkozásnál jellemzően mindent saját magának kell megoldania. Emberi tulajdonság, ha valamit sokáig ugyanúgy csinálsz, akkor megszokod, és azt fogod jónak, beváltnak érezni, teljesen függetlenül attól, hogy tényleg jó-e úgy, ahogy van.
Egy darabig tud működni, hogy mindent, vagy szinte mindent te csinálsz. Egy idő után azonban nem a mikromenedzselés lesz a legfontosabb vállalkozói feladatod. Helyette vállalkozásod korábban meghatározott, hosszabb távú célok mentén történő fejlesztésére célszerű fókuszálnod.
Ez pedig azzal jár, hogy el kell engedni a „mindenhez IS értünk” mentalitást, és egyes részfeladatokat másra bízni. Az első lépéseket biztosan nem könnyíti meg a bizalom a hiánya, az, hogy sokszor nehéz megbízható partnert, alvállalkozót találni. Tapasztalataink szerint a kiszervezésnél ez szokott az első számú olyan probléma lenni, amit le kell győzni, meg kell ugrani.
Ha sikerült, jöhet a feladatok delegálása. Amit, ha jól menedzseled a folyamatot, mindenképp nyersz majd: időt, pénzt, felszabaduló figyelmet. Innen nézve a kiszervezés a közvetlen költségmegtakarítás mellett vállalkozásod jövőbeni profitkilátásait is javítja, ezért érdemes rá részben befektetéséként is tekintened.
Az anyagi oldalát már körbejártuk, az egyik legfontosabb döntési szempont, és azonnali költségmegtakarítást, avagy nyereséget jelent. Jól megválasztott partner esetén szinte biztos, hogy az adott feladatot jobb minőségben, pontosabban, gyorsabban tudja megcsinálni, mint te, hiszen ő ahhoz ért. Vagyis értékes időd szabadul fel, ami vállalkozóként az egyik legfontosabb erőforrásod.
A kiszervezéssel ideális esetben végre nem neked kell foglalkoznod egy csomó napi szintű dologgal, így az időd mellett több figyelmet tudsz majd a valóban fontos dolgokra fordítani. Azokra, amelyek vállalkozásodnak új vevőket jelentenek, ami több bevételt, és hasznos is jelent majd.
A kiszervezésnek természetesen buktatói, veszélyei is vannak. A leggyakoribb az, hogy sajnos nem biztos, hogy elsőre megtalálod a számodra valóban ideális partnert. Ez főleg akkor problémás, ha még ajánlást sem tudsz kitől kérni, hiszen az interneten olvasott hirdetéseket érdemes fenntartásokkal kezelni. Alvállalkozó, partner keresésénél sokat segít, ha az elvárásaidat, ajánlatkérésedet minél pontosabban, részletesebben fogalmazod meg azért, hogy lehetőleg pontosan érthető legyen, mit is szeretnél. Ezzel rengeteg későbbi félreértésnek elejét lehet venni. Mielőtt egymás tenyerébe csaptok, a kölcsönösen elfogadott ajánlatot, és a feltételeket mindenképp foglaljátok egy részletes írásos szerződésbe, amely az együttműködés során mindkét fél vállalásait, és kötelezettségeit tartalmazza, és mindkét fél érdekeit védi.
Vannak olyan területek (pl. termék-, vagy szoftverfejlesztés, vagy egyéb, érzékeny adatokkal történő munka), ahol a kiszervezés kockázatos lehet, esetleg nem is járható út. Ha mégis, előtte mindenképp tájékozódj a pontos adatvédelmi szabályokról, gondoskodj a GDPR megfelelésről, ugyanis adatkezelőként ez is a te felelősséged.
Kiszervezésnél mindig tartsd szem előtt: az ügyfél veled szerződik, nem az alvállalkozóddal. Ha elmész egy étterembe, és nem vagy elégedett a felszolgált vacsorával, nem az fog érdekelni, hogy melyik beszállító alapanyagával volt probléma, hanem az, hogy nem azt kaptad, amire számítottál.
Hasonló helyzetben, ügyfeled veled szerződött a megfelelő teljesítésre, alvállalkozód hibáját nem háríthatod tovább, azért elsődlegesen neked kell vállalni a felelősséget. Még akkor is, ha néha ez előre nem várt plusz kiadással jár majd.
Kiszervezés – végleges döntést jelent?
A válasz egyetlen szóval: nem. Vállalkozásod ideális esetben bővül, fejlődik, de az is lehet, hogy a meglévőek mellé új tevékenységet, üzletágat indítasz. Ilyenkor könnyen lehetséges, hogy amit korábban kiszerveztél, érdemes lehet ismét házon belül végezni. Tipikus példája ennek a bérgyártás: kisebb mennyiség esetén olcsóbb, mint saját gyártási kapacitásba beruházni, de ha elérsz egy határt, onnantól a saját gyártás jobban megéri. Ezt azonban minden esetben ki kell számolni. Vagy pl. azt is, hogy a korábban kiszervezett logisztikát, vagy annak egy részét érdemes-e ismét házon belül végezni.
Vagyis annak eldöntéséhez, hogy mit érdemes visszavenni, vagy éppen (ismét) kiszervezni, minden esetben számolni kell. (PÉLDÁT ÍRNI) Lásd a fenti példát: meg kell nézni,m az adott feladat ellátása mennyibe kerül most kiszervezve, mennyibe kerül(ne) házon belül, vagy fordítva, és ennek megfelelően hozni döntést.
Az anyagiak mellett egyéb kockázatokat is mérlegelni kell. Ha úgy döntesz, egy feladatot visszahozol házon belülre, rendelkezésre kell állnia a szükséges munkaerőnek, aminek a megléte immáron a te kockázatod lesz. Egy ilyen átállás a tapasztalatok szerint nem mindig megy zökkenőmentesen. Így számolnod kell a teszt/próbaüzem, és/vagy az ilyenkor óhatatlanul bekövetkező hibák költségeivel is, legrosszabb esetben az esetleges ügyfélvesztés okozta bevétel-, és profitkieséssel is. Ezek a kockázatok érdemben csökkenthetőek, ha a szükséges számítások elvégzése mellett igyekszel megtervezni az átállás folyamatának a kivitelezését is.
És még egy nagyon fontos szempont: mivel nem azonnal megtérülő döntésről van szó, meg kell próbálnod felmérni, hogy az adott körülmény, változás, piaci környezet vajon fennáll-e addig, hogy érdemes legyen miatta bármelyik irányban változtatnod. Az elmúlt 2-3 év tapasztalataiból kiindulva ez bizony nem minden esetben lesz egyszerű feladat.
